加强和改进基础工作，是实现上市公司监管规范化、科学化的应有之义和重要环节。山东证监局立足工作实际，一手抓档案管理完善，一手抓格式文书优化，以规范促监管，在监管中求创新，通过有针对性的改革探索，提高了日常监管成效。

一、梳理优化立档流程，提高工作标准化水平

根据上市公司监管面临的新形势，山东局于今年初着手对现有档案管理工作流程做进一步梳理优化，一方面为即将开展并购重组审核分道制、再融资监管和信息系统建设等专项工作夯实基础，实施依法监管提供便利，另一方面节省或降低执法成本，提高监管效率。我们提出了“四个改进”的要求。第一，改进档案材料立档原则和目录格式。从确保归档文件完整齐全、分类科学出发，提出了“公司-年度-类项”的立档原则， 对归档“类项”做了进一步梳理，具体分为：上市辅导、信息披露（电子档案）、现场检查、中介监管、日常监管、公司规章报备。每一项目下，均给定了相应的文件目录格式。第二，改进现场检查底稿归集方式，改变传统的底稿与附件分别存放的做法，实行“一事一稿”原则，从确保底稿归集科学出发，强调每份工作底稿对应一项监管事项，所附证据资料与底稿提及工作相关联；每份底稿均有索引编号，为日后信息检索提供便利。第三，改进档案复核制度，明确时限要求。处室内设立专岗对归档档案进行复核；复核人员不仅要对现场检查证据资料适当性及完备性发表意见，也要对获取证据材料与底稿说明事项的对应关系及合理性进行实质性核实。同时，进一步规定了档案整理时限要求，针对现场检查的档案资料，要求检查组在向公司出具相关法律文书一个月内归档完毕。为防止检查人员“拖沓”，疏于档案工作，将其列入督办事项，与日常考核挂钩。第四，改进现场检查过程中的取证标准。归档各项证据资料严格按稽查办案标准予以提取，从严要求，强调证据资料的“三性”，即关联性、合法性和真实性，确定证据资料与违规事实之间的证明关系。对提取的每一页资料，由公司加盖公章、“与原件核对一致”印章（适用复印件、照片等）并经当事人签字后方可归档。

二、重视电子档案工作，细化监管依托

为方便监管人员日常查询相关事项，山东局对信息披露监管档案电子化存储进行了进一步完善，对辖区每家上市公司建立一套电子“台账”，内容基本涵盖日常监管的主要方面，包括：公司基本情况、主要风险点、近年来现场检查情况、资本运作事项、分红情况、承诺履行、监管措施与诚信档案记录情况等。“台账”前有每家公司情况一览表，即“一司一表”。“一司一表”与电子“台账”间通过超链接实现关联，并定时更新。在近年辖区上市公司数目大幅增长的情况下，通过完善电子档案体现了双重效果：一是有助于实现监管“全面索引”功能，使监管人员对各公司基本情况以及存在的问题一目了然；二是便利了“功能监管”模式下各岗位人员及时分类、查阅、分析和保管监管对象的监管档案，有针对性地做出监管响应。

三、改革文书格式，丰富工作支撑